การบริหารแบบ Reactive เเละแบบ Proactive

การบริหารแบบ Reactive เละแบบ Proactive credit: คอลัมน์ เกร็ดธุรกิจ               ในระยะนี้ถ้าไม่พูดถึงเรื่องของเศรษฐกิจเลย ก็ดูจะเชยไปหน่อย อย่างที่เรารู้กันดีว่า ภาวะเศรษฐกิจ ต่างประเทศเป็นอะไรที่ค่อนข้างอยู่ในขาที่ดิ่งลงเรื่อยๆ ส่วนเศรษฐกิจในประเทศเอง แม้จะดูเหมือนยังไม่มี ผลกระทบมากนักเมื่อเทียบกับปัญหาด้านการเมือง แต่ในอนาคต ผลกระทบจากต่างประเทศจะเข้ามาให้ เราเห็นกันแบบจะๆ มากขึ้น               เริ่มจากออเดอร์จากต่างประเทศที่จะมีจำนวนลดน้อยลง ซึ่งแน่นอนว่ามันจะส่งผลกระทบไปยัง บริษัทที่ส่งออกผลิตภัณฑ์เหล่านี้ก่อนเป็นอันดับแรกๆ ตามมาด้วยบริษัทที่ผลิตสินค้า และท้ายสุดก็ส่งผล กระทบต่อบริษัทที่ส่งวัตถุดิบให้กับองค์กรเหล่านั้น และแน่นอนว่า เมื่อบริษัทต่างๆได้รับผลกระทบ ผู้ที่ต้องรับผิดชอบในการประคับประคองบริษัทเพื่อให้ผ่านพ้นวิกฤตนี้ไปได้ คงไม่พ้นผู้นำขององค์กร               ในปัจจุบันผู้นำหลายคนจะมองว่า งานของเขาคือการแก้ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น แม้นั่นจะเป็น เรื่องจริง แต่มันไม่ควรเป็นงานหลักที่ผู้นำจะทุ่มเทเวลาให้ทั้งหมด ผมมองว่างานหลักของผู้นำที่ดีน่าจะเป็น การป้องกันปัญหามากกว่า และนั่นคือความแตกต่างระหว่างการบริหารแบบตอบสนอง (ที่รอให้มีปัญหา แล้วจึงแก้ไข) ภาษาอังกฤษเรียกว่าการบริหารแบบ Reactive กับการบริหารแบบป้องกัน (มองไปในอนาคต ว่า จะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นได้บ้างแล้วคิดวิธีป้องกันปัญหาไว้ไม่ให้มันเกิดขึ้น) ภาษาอังกฤษเรียกว่าการ บริหารแบบ Proactive               การบริหารแบบตอบสนอง คือการบริหารที่มุ่งตรงไปที่ประเด็นของปัญหาเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิด ขึ้น การบริหารแบบนี้เป็นที่ยอมรับอย่างมากในยุคหนึ่งที่ชอบให้ผู้นำมีความสามารถในการแก้ปัญหาอย่าง รวดเร็วเพื่อให้การทำงานในองค์กรไม่สะดุด ถ้าคุณต้องการจะรู้ว่าคุณเป็นคนที่มีทักษะการบริหารแบบตอบ สนองหรือไม่ ลองดูคุณสมบัติดังต่อไปนี้ คุณเป็นคนที่ตัดสินใจและตอบสนองเร็วหรือไม่ คุณมีความสามารถในการหาต้นเหตุของเหตุการณ์ต่างๆได้ดี ใช่ไหม คุณมีความคิดสร้างสรรค์และสามารถหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาได้หลากหลายรูปแบบ หรือเปล่า คุณเป็นคนที่ควบคุมอารมณ์ได้เป็นอย่างดี ไม่ตื่นตะหนกกับปัญหาที่เกิดขึ้นใช่หรือไม่               เพราะคนที่มีความสามารถในการบริหารแบบตอบสนองนั้นจะค่อนข้างใจเย็น มองและวิเคราะห์ ปัญหาอย่างละเอียดจนเห็นถึงต้นตอของปัญหา แทนที่จะตื่นตะหนก ผู้นำกลุ่มนี้จะพยายามคิดหาแนว ทางการแก้ไขปัญหาในหลากหลายวิธี และเลือกวิธีที่ดีที่สุด เพื่อนำไปปฏิบัติโดยทันที แม้การบริหารแบบตอบสนองจะเป็นรูปแบบที่ผู้นำหลายคนปรารถนา เพราะมันช่วยในการแก้ ปัญหาได้ดี ทั้งคนและเครื่องจักรก็จะสามารถกลับไปทำงานได้อย่างปกติเร็วที่สุด และทำให้เกิดความ เสียหายน้อยที่สุด แต่ในสถานการณ์เศรษฐกิจที่เป็นอยู่ในปัจจุบันนี้ การบริหารแบบตอบสนองอาจจะไม่ใช่ รูปแบบการบริหารที่ดีที่สุด               ในสถานการณ์ปัจจุบันองค์กรจำเป็นจะต้องมองไปในอนาคตมากกว่าในปัจจุบัน เราต้องมองไป แล้วว่าผลกระทบจากเศรษฐกิจโลกจะมีผลกับองค์กรอย่างไร และเราจะสามารถป้องกันองค์กรของเรา อย่างไรเพื่อให้ได้รับผลกระทบน้อยที่สุด (ครั้นจะบอกว่าไม่ให้ได้รับผลกระทบเลย ก็คงจะเป็นไปไม่ได้) การบริหารแบบป้องกันน่าจะเป็นคำตอบที่ดีที่สุด ณ ขณะนี้               การบริหารแบบป้องกัน คือการบริหารที่มุ่งเน้นไปที่การลดจำนวนของปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น ในอนาคต หรือลดจำนวนของปัญหาที่จำเป็นจะต้องใช้การบริหารแบบตอบสนอง เพราะยิ่งเราสามารถ ป้องกันปัญหาได้มากเท่าไร ความจำเป็นที่จะต้องแก้ปัญหาก็จะมีน้อยลงเท่านั้น               หากคุณต้องการจะรู้ว่าคุณมีทักษะในการบริหารแบบป้องกันหรือไม่ ลองดูคุณสมบัติดังต่อไปนี้ คุณเป็นคนที่ชอบคิดและวิเคราะห์หรือเปล่า คุณเป็นคนที่ไม่ตื่นตะหนกไปกับความตื่นกลัวของคนทั่วไปใช่ไหม คุณเป็นคนที่เน้นเรื่องความสำคัญของเรื่องต่างๆมากกว่าความเร่งด่วนของเรื่องนั้นๆใช่หรือไม่ คุณมีความสามารถในการมองเห็นรูปแบบ (Pattern) ของข้อมูลต่างๆ ที่มีแนวโน้มจะนำไปสู่ ปัญหาใช่ไหม คุณจะมุ่งเน้นไปที่ว่า “ทำไม” ปัญหาจึงเกิด มากกว่า “อะไร” จะช่วยแก้ไขปัญหาได้ ใช่ไหม คุณมีความสามารถในการมองเห็นภาพใหญ่อยู่ตลอดเวลาในขณะที่ลงมือทำงานในส่วนของ รายละเอียดใช่ไหม คนที่มีทักษะในการบริหารแบบป้องกันจะสามารถระบุถึงสถานการณ์ที่จะนำไปสู่ปัญหาได้ และ สามารถหาแนวทางในการลดระดับของปัญหาที่เกิดหรือป้องกันไม่ให้มันเกิดขึ้นได้ในที่สุด ผู้นำกลุ่มนี้แทน ที่เอาเวลามาคอยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น เขาจะใช้เวลามานั่งคิดและมองถึงสถานการณ์ปัจจุบัน โดยรอบแล้ว นึกว่าปัญหาอะไรที่มีโอกาสจะเกิดขึ้นได้บ้าง               ความสามารถในการบริหารแบบป้องกันนี้เป็นทักษะที่ผู้นำทุกคนในสถานการณ์เศรษฐกิจเช่นนี้ ควรมี ถ้าคุณรอให้ปัญหาเข้ามามีผลกระทบกับองค์กรของคุณก่อนแล้วค่อยแก้ปัญหา มันอาจจะสายเกิน ไปที่จะแก้ไขก็ได้ การที่จะเป็นผู้นำการบริหารแบบป้องกันได้ดีนั้นเราต้องฝึกฝน ผมพอมีแนวทางการฝึกฝนเพื่อที่จะ เป็นผู้นำในการบริหารแบบป้องกันในสถานการณ์โดยทั่วไป ดังนี้ ในแต่ละวัน จัดเวลาให้กับตัวเองประมาณครึ่งชั่วโมง ปิดประตูห้องทำงานของคุณ เปลี่ยนระบบ โทรศัพท์ให้เป็นระบบตอบรับอัตโนมัติ ปิดโทรศัพท์มือถือ มองไปที่ประเด็นที่กำลังเป็นปัญหาใหญ่ขององค์กรในขณะนี้ หรือมองหาปัญหาที่กำลังจะเกิด จากนั้นตอบคำถามดังต่อไปนี้ มันเกิดขึ้นครั้งล่าสุดเมื่อไร อะไรเป็นต้นเหตุให้ปัญหานั้นเกิดขึ้น มันมีอะไรที่เป็นสัญญาณบอกล่วงหน้าว่าปัญหานี้จะเกิดขึ้นบ้าง แล้วเราได้ทำอะไรเพื่อแก้ไขปัญหานั้น เราได้ทำอะไรเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานั้นเกิดขึ้นบ้าง และเราควรต้องทำอะไรในตอนนี้ เพื่อลดโอกาสในการเกิดปัญหานั้นขึ้นอีก               จากนั้นคอยจับตาดูสัญญาณของปัญหาที่จะบอกคุณได้ล่วงหน้าว่าปัญหากำลังจะเกิดขึ้น ตามที่ คุณได้ระบุไว้ในข้างต้น เมื่อคุณเห็นสัญญาณเหล่านั้นเกิดขึ้น จงนำวิธีการที่คุณได้คิดไว้ล่วงหน้ามาลงมือปฏิบัติ ที่สำคัญ เมื่อทำแล้วต้องคอยดูผลลัพธ์ที่ออกมา และหากจำเป็นอาจต้องมีการปรับปรุงแนวทางในการป้องกันและ แก้ไขปัญหาให้เหมาะสมกับสถานการณ์ การที่เราจะสามารถบริหารงานแบบป้องกันได้ดีนั้น จำเป็นต้องฝึกฝน ยิ่งคุณฝึกมากเท่าไร คุณก็ จะสามารถทำได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น และยิ่งคุณทำได้ดีมากขึ้นเท่าไร ความจำเป็นในการบริหารแบบตอบสนอง ก็จะน้อยลงเช่นกัน คุณพร้อมหรือยัง ?